Software Toko - Minimarket

Akuntabilitas Pengelolaan Minimarket Rusunawa Unisma

Melalui Aplikasi Software ritel soft

 

I.    Akuntabilitas

1.    Definisi Akuntabilitas

Akuntabilitas publik merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dan atau lembaga terhadap pimpinan dan atau lembaga pemberi kewenangan.

Mardiasmo (2002; 20) Akuntabilitas publik adalah kewajiban pihak pemegang amanah (agent) untuk memberikan pertanggungjawaban, menyajikan, melaporkan, dan mengungkapkan segala aktivitas dan kegiatan yang menjadi tanggungjawabnya kepada pihak pemberi amanah (principal) yang memiliki hak dan kewenangan untuk meminta pertanggungjawaban tersebut.

2.    Jenis Akuntabilitas

Akuntabilitas publik yang harus dilakukan oleh organisasi sektor publik terdiri atas beberapa dimensi. Ellwood (1993) menjelaskan terdapat empat dimensi akuntabilitas yang harus dipenuhi oleh organisasi sektor publik, yaitu:

a.    Akutabilitas Kejujuran dan Akuntabilitas Hukum (Accountability for Probity and Legality)

Akuntabilitas kejujuran terkait dengan penghindaran penyalahgunaan jabatan (abuse of power), sedangkan akuntabilitas hokum terkait dengan jaminan adanya kepatuhan terhadap hokum dan peraturan lain yang disyaratkan dalam penggunaan sumber dana publik.

b.    Akuntabilitas Proses

Akuntabilitas proses terkait dengan apakah prosedur yang digunakan dalam melaksanakan tugas sudah cukup baik dalam hal kecukupan sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, dan prosedur administrasi. Akuntabilitas proses termanifestasi melalui pemberian pelayanan publik yang cepat, responsive, dan murah biaya.

c.     Akuntabilitas Program

Akuntabilitas program terkait dengan pertimbangan apakah tujuan yang ditetapkan dapat dicapai atau tidak, dan apakah telah mempertimbangkan alternatif program yang memberikan hasil yang optimal dengan biaya yang minimal.

d.    Akuntabilitas Kebijakan

Akuntabilitas kebijakan terkait dengan pertanggungjawaban pemerintah, baik pusat maupun daerah, atas kebijakan-kebijakan yang diambil pemerintah terhadap DPR/DPRD dan masyarakat luas.

3.    Prinsip-Prinsip Akuntabilitas 

a.    Harus ada komitmen dari pimpinan dan seluruh staff instansi untuk melakukan pengelolaan pelaksanaan misi agar akuntabel.

b.    Harus merupakan suatu sistem yang dapat menjamin penggunaan sumber daya secara konsisten dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c.     Harus dapat menunjukkan tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan

d.    Harus berorientasi pada pencapaian visi dan misi serta hasil dan manfaat yang diperoleh

e.    Harus jujur, objektif, transparan, dan inovatif sebagai perubahan manajemen instansi pemerintah dalam bentuk pemutakhiran metode dan teknik pengukuran kinerja dan penyusunan laporan akuntabilitas.

II.   Sekilas Mini Market Rusunawa

Kehadiran rusunawa di lingkungan kampus Universitas Islam Malang adalah untuk melengkapi sarana dan prasaran pendukung kelancaran, efektifitas dan efisiensi dan merupakan suatu kebutuhan dasar bagi mahasiswa dalam mengikuti proses pembelajaran dengan pendanaan yang terjangkau. Disamping untuk menciptakan iklim pembelajaran yang dinamis disisi lain kehadiran rusunawa juga memberikan peluang usaha bagi pihak pengelola rusunawa.

Rusunawa Universitas Islam Malang terdiri dari 3 unit bangunan, yang terdiri dari 288 kamar. Masing-masing kamar dihuni 1 sampai dengan 3 orang mahasiswa. Dengan demikian rata-rata jumlah hunian ke 3 unit rusunawa setiap tahunnya sebanyak 576 orang mahasiswa.

Terdapat beberapa sektor yang menjadi garapan minimarket rusunawa yaitu 1) sektor kantin, 2) sektor toko, 3) sektor laundry dan 4) sektor pulsa electric. Pengelolaan administrasi keuangan minimarket selama ini masih manual. Hal tersebut memberikan dampak pada rendahnya akuntabilitas laporan keuangan dan rendahnya tingkat layanan pada konsumen.

III. Sekilas Software e_ritel

Software ini dibangun dari Microsoft Acces, yang dipilih karena Microsoft Acces mampu memberikan input dan output yang familier kepada pengguna / operator.  Program aplikatif ini dibangun bertujuan :

1.    Berorientasi Bisnis.

Program Aplikatif ini mampu memberikan informasi penting kepada manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.

2.    Berbasis Pengetahuan.

Hasil entry data yang terkait dengan pembelajaan dan penjualan terdokumentasi dengan rapi yang akan memberikan informasi yang valid dan akurat. Informasi valid akan akan melahirkan pengetahuan yang baik.

3.    Berorientasi Kepuasan Pelanggan.

Kehadiran program aplikatif ini diharapkan konsumen tidak akan menunggu terlalu lama dalam bertransaksi serta terjamin kepastian akan harga dan pengembalian sisa pembayaran belanjanya.

4.    Berorientasi Lembaga

Aplikasi software ini di harapkan meningkatkan akuntabilitas pertanggung jawaban keuangan di mata lembaga.

5.    Otonomisasi Bisnis  Dalam Satu Pengelolaan.

Program aplikasi ini dibangun agar dapat mengelola manajemen operasional dan keuangan Ribuan produk  sekaligus secara otonom.

6.    Efisien dan Efektif

Program aplikasi ini diharapkan mampu meningkatkan kinerja operasional, dengan demikian pelayanan kepada konsumen lebih efisien dan efektif karena mengurangi penggunaan jumlah kertas dan waktu yang terbuang sia-sia karena proses pencatatan manual.

IV.  ALUR KERJA SOFTWARE MINIMARKET RUSUNAWA

          Tampilan Menu Utama softwar minimarket rusunawa sebagai berikut :

V.   OPERASIONAL SOFTWARE retail soft

INPUT DATA

Tabel / Database Master Data meliputi :

1.    Kode

2.    Stock Awal

3.    Stock Temp

4.    Stock Awal Historis

Adapun Tabel / Database yang dimaksud sebagai berikut :

Tabel / Database tersebut di operasionalkan dengan menggunakan form berikut :

Entry kode produk :

Form ini memuat field : kode, nama barang, dan harga jual. Dimana masing-masing field harus di isi terlebih dahulu sebelum tabel / database yang lainnya. Field KODE bersifat unik, yang artinya kode suatu produk tersebut tidak boleh sama dengan kode produk yang lainnya. Untuk menciptakan isian kode sebaiknya digunakan kode barcode dimasing-masing produk.

Untuk memudahkan mengentry kode produk tersebut dapat digunakan alat bantu barcode scanner. Bilamana pada produk tersebut tidak ditemukan kode barcode maka buatlah kode yang mudah diingat akan ciri khas produk tersebut. Hasil entry kode produk tersebut akan tersimpan pada tabel / database KODE.

 

FORM ENTRY STOCK PRODUK : 

 Entry stock produk dilakukan setiap kali minimarket melakukan pembelian barang dagangan. Hasil entry stock produk akan  tersimpan pada tabel / database STOCK AWAL HISTORIS, dan akan ditampung sementara pada tabel / database STOCK TEMP kemudian di akumulasikan dengan tabel / database STOCK AKHIR.

Untuk menampung pada STOCK AWAL HISTORIS digunakan query  append TO STOCK AWAL HISTORIS yang SQL view berbunyi :

INSERT INTO [STOCK AWAL HISTORIS] ( KODE, JUMLAH, TANGGAL, [HARGA BELI], [HARGA JUAL] )

SELECT [STOCK AWAL].KODE, [STOCK AWAL].JUMLAH, [STOCK AWAL].TANGGAL, [STOCK AWAL].[HARGA BELI], [STOCK AWAL].[HARGA JUAL]

FROM [STOCK AWAL];

Sedangkan untuk mengakumulasi ke dalam tabel / database STOCK AKHIR digunakan query :

STOCK AKHIR Without Matching STOCK AWAL

SELECT [STOCK AKHIR].KODE, [STOCK AKHIR].JUMLAH, [STOCK AKHIR].TANGGAL, [STOCK AKHIR].[HARGA BELI], [STOCK AKHIR].[HARGA JUAL] INTO [STOCK TEMP]

FROM [STOCK AKHIR] LEFT JOIN [STOCK AWAL] ON [STOCK AKHIR].[KODE] = [STOCK AWAL].[KODE]

WHERE ((([STOCK AWAL].KODE) Is Null));

stock awal to stock akhir

INSERT INTO [STOCK TEMP] ( KODE, TANGGAL, [HARGA BELI], [HARGA JUAL], jumlah )

SELECT [STOCK AKHIR].KODE, [STOCK AWAL].TANGGAL, [STOCK AWAL].[HARGA BELI], [STOCK AWAL].[HARGA JUAL], [STOCK AKHIR]![JUMLAH]+[STOCK AWAL]![JUMLAH] AS jumlah

FROM [STOCK AKHIR] INNER JOIN [STOCK AWAL] ON [STOCK AKHIR].KODE = [STOCK AWAL].KODE;

stock awal to stock temp

INSERT INTO [STOCK TEMP] ( KODE, JUMLAH, TANGGAL, [HARGA BELI], [HARGA JUAL] )

SELECT [STOCK AWAL].KODE, [STOCK AWAL].JUMLAH, [STOCK AWAL].TANGGAL, [STOCK AWAL].[HARGA BELI], [STOCK AWAL].[HARGA JUAL]

FROM [STOCK AWAL] LEFT JOIN [STOCK TEMP] ON [STOCK AWAL].KODE = [STOCK TEMP].KODE

WHERE ((([STOCK TEMP].KODE) Is Null));

to stock akhir

INSERT INTO [STOCK AKHIR] ( KODE, JUMLAH, TANGGAL, [HARGA BELI], [HARGA JUAL] )

SELECT [STOCK TEMP].KODE, [STOCK TEMP].JUMLAH, Now() AS Expr1, [STOCK TEMP].[HARGA BELI], [STOCK TEMP].[HARGA JUAL]

FROM [STOCK TEMP];

Dengan demikian jumlah produk pada pembelian akan terakumulasi pada tabel / database STOCK AKHIR.

FORM PENGAMATAN STOCK AKHIR

Form ini hanya dipergunakan untuk malakukan pengamatan atas penambahan stock  pembelian barang dagangan. Untuk melakukan pengamatan dapat dipergunakan fasilitas search, sorting, dan filter.

FORM PENGAMATAN BELANJA HISTORIS

Form ini hanya dipergunakan untuk malakukan pengamatan atas penambahan stock  pembelian barang dagangan. Untuk melakukan pengamatan dapat dipergunakan fasilitas search, sorting, dan filter.

FORM PENGAMATAN PENJUALAN HISTORIS

Form ini hanya dipergunakan untuk malakukan pengamatan atas penjulan barang dagangan. Untuk melakukan pengamatan dapat dipergunakan fasilitas search, sorting, dan filter.

TRANSAKSI PENJUALAN

Tabel / Database untuk merekam prosesi penjualan produk sebagai berikut :

1.    Penjualan

2.    Penjualan hari ini

3.    Penjualan Historis

4.    Penjualan historis All

 Untuk menjalankan form tersebut didukung query sebagai berikut :

to penjualan historis

INSERT INTO [penjualan historis] ( KODE, JUMLAH, TANGGAL, [NAMA BARANG], [HARGA JUAL] )

SELECT PENJUALAN.KODE, PENJUALAN.JUMLAH, PENJUALAN.TANGGAL, KODE.[NAMA BARANG], KODE.[HARGA JUAL]

FROM KODE INNER JOIN PENJUALAN ON KODE.KODE = PENJUALAN.KODE;

to penjualan historis all

INSERT INTO [penjualan historis all] ( KODE, JUMLAH, TANGGAL, [NAMA BARANG], [HARGA JUAL] )

SELECT PENJUALAN.KODE, PENJUALAN.JUMLAH, PENJUALAN.TANGGAL, KODE.[NAMA BARANG], KODE.[HARGA JUAL]

FROM KODE INNER JOIN PENJUALAN ON KODE.KODE = PENJUALAN.KODE;

Query tersebut berfungsi untuk menampilkan berapa item produk yang dibeli dan berapa jumlah yang harus dibayar konsumen, menampung data ke dalam database PENJUALAN HISTORIS ALL serta mengakumulasi stock akhir pada tabel STOCK AKHIR.

Untuk memudahkan operator menghitung uang kembali pada form ini juga dilengkapi kalkulator.

OUTPUT

Terdapat beberapa output yang disediakan dalam software ini, diantaranya :

1.    Struk penjualan

2.    Laporan Laba harian dan Bulanan

3.    Laporan Penjualan harian dan bulanan

4.    Laporan produk yang tidak terjual

Daftar Pustaka

Mardiasmo, 2002, Akuntansi Sektor Publik, Penerbit Andi. Yogyakarta.

Ellwood, Sheila. (1993). Parish and Town Councils: Financial Accountability and Managemant, Local Government Studies. VOL 19, pp 368-386.

 Download Artikel

***** freee ****** Download Software ***** freee ******